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Pertinence et Importance du thème :

Ce module, objet de cette formation, constitue les trois éléments de la chaîne archivistique dans le cadre de la théorie des trois âges des archives.
Il traite de la mise en place d’une politique de gestion des documents administratifs au sein d’un organisme fondée sur le traitement archivistique (inventaire, tri et élaboration d’un calendrier de conservation, classement et versement), en vue de faciliter la prise de décision et sauvegarder le patrimoine documentaire.

Pré-requis : aucun.

Objectifs de la formation

Objectif général :

En raison de l’absence d’un système de gestion des archives, la situation des archives des organismes publics et privés continue à être inquiétante.
Pour remédier à cette situation, cette formation se fixe comme objectif primordial d’aider les apprenants à mettre en place une politique de gestion des archives, d’autant plus qu’il y a une loi sur les archives qu’il faut respecter.

Objectifs spécifiques :

Ce module a pour objectifs spécifiques :

  • Maîtriser les méthodes d’élaboration du recensement des archives courantes ;
  • Acquérir les techniques de classification, de cotation et de diffusion des archives courantes ;
  • Maîtriser les différentes étapes de la chaîne archivistique définie par la théorie des trois âges des archives ;
  • Maîtriser les différentes méthodes du contrôle de la circulation des archives courantes ;
  • Connaître les différents meubles de conservation des archives courantes.
  • Connaître la fonction « tri » des archives ;
  • Maîtriser les techniques d’élaboration d’un calendrier de conservation.
  • Initier l’apprenant aux méthodes d'élaboration et d'application d'un système de pré archivage : la conception des locaux ;
  • Initier l’apprenant à la collecte ;
  • Acquérir le savoir-faire d’organisation des versements des archives intermédiaires au dépôt de pré archivage, et de ce dernier aux archives historiques ;
  • Donner à l’apprenant le savoir –faire de la réception des versements au sein du dépôt de pré archivage, le classement des dossiers versés, leur rangement et leur diffusion ;
  • Maîtriser le processus d'élaboration des outils de recherche au sein du dépôt de pré archivage ;
  • Connaître les différents modes de versements aux archives historiques ;
  • Maîtriser les techniques du classement et d’analyse des archives historiques selon la norme ISAD(G).

Contenu de la formation

1ere Journee :

  • Tour de table :
    • Présentation de l’intervenant ; des participants ; des objectifs et des méthodes didactiques du séminaire.
  • Terminologie archivistique :
    • Définir les archives : notions générales, rôle, objectifs et particularités.
    • La théorie des trois âges (la valeur primaire ou administrative : administrative, fiscale et juridique ; la valeur secondaire : d’information et de témoignage).
  • Le cadre législatif : la loi sur les archives marocaines
  • Proposition et définition d’un système d'archivage :
    • L’inventaire des archives.
    • Le diagnostic et le rapport analytique.
    • L’analyse et le classement des archives courantes.
    • Le système de cotation.
    • Le contrôle de la circulation des documents.
Synthèse et évaluation de la 1ère journée

2eme Journee :

  • Le tri des archives: l’évaluation et l’élimination :
    • L’évaluation et l’élimination des documents.
    • Définitions des concepts et objectifs du tri.
    • Objectifs du tri.
    • Critères de tri.
    • Le calendrier de conservation : un outil de sélection active des archives.
    • Procédures de gestion des éliminations.
  • La gestion des archives intermédiaires :
    • La collecte et la préparation des versements des archives intermédiaires.
    • Les modalités de collecte et de versement des archives.
    • Le bordereau de versement.
    • Le registre des versements.
    • Le traitement des archives intermédiaires.
Synthèse et évaluation de la 2ème journée

3ème journée :

  • Les versements des archives historiques :
    • La gestion des archives définitives.
    • Le classement des archives définitives.
    • L’analyse des archives définitives selon la norme ISAD (G).
Synthèse et évaluation de toute la formation.
Remise des documents (support) appropriés.

Méthode pédagogique

  • Circonscrire l’animation dans une dynamique d’alternance qui crée les conditions d’éveil indispensables pour apprendre.
  • Faire en sorte que tous les participants commencent leur formation avec une “intention” ou un “projet” d’apprendre.
  • Mettre les participants en situation active : résoudre des problèmes, réagir à des propositions, chercher des solutions, se concerter…
  • Evoquer les expériences vécues, c'est-à-dire le fait de devoir réellement résoudre un problème et non pas de se demander comment l’on ferait pour le résoudre, est beaucoup plus pédagogique.
  • Alternance entre méthodes affirmatives (exposé) et active (participation des participants)
    • Exposé en Power Point.
    • Travaux pratiques.